Hogyan írjunk kísérőlevelet a dokumentumokat?

Ha a szolgáltatás - különösen távoli - vállalkozó általában küld egy sor dokumentumot. Ez lehet cselekmények fogadása és továbbítása, a csomagolás kombiné, számlák, helyesbítő számlák, ajánlatot. Abban az esetben, ha az ügyfél vagy az új értékpapír különösen nagy, kívánatos, hogy küldjön egy kísérőlevelet a dokumentumokat. Hogyan tegyük azt, és ezen a ponton?

A függelékek listája

Leggyakrabban a munkafolyamatban részt vevő számlák vagy szerződések, és a különböző kiegészítő megállapodásokat nekik. Ebben az esetben csak meg kell részletesen leírni, hogy mi van a csomagban, hogyan sürgősen a papírt kell küldeni a feladónak, hogy a címzett csinálni velük, és így tovább. D. szerepe egy ilyen utasítást, és végrehajt egy kísérőlevelet a dokumentumokat. Ebben, például megadhatja, hogy egy példányt a szerződést a pecsétek és aláírások jogosult személyek meg kell küldeni a feladónak. Ha a termék csatlakozik a számlát, ki kell emelni, hogy meg kell fizetni egy bizonyos időn belül. Kísérőlevél általában jelzik a dokumentumok listáját egy listát az alkalmazások és a célpontok. A listát kell számozni, hogy kézhezvételét lehet azonnal ellenőrizni a teljesség. Az is előfordul, hogy a motivációs levél, hogy a dokumentumok azt mutatják, hogy azok tartalmaznak, például módosította a szerződést, hogy a gyártás és külön a transzfer a szerzői jog, de valójában a feladó elfelejtette csatolni ezen értékpapírok. Ezért a készítmény kell egyeztetni, és azonnal jelentse a hibát az ügyfélnek.

Hogyan kell megfogalmazni egy kísérőlevelet a dokumentumokat?

Leggyakrabban használt erre a célra egy speciális minta. Minta kísérőlevél a dokumentum megtalálható közvetlenül a Word, OpenOffice, vagy bármely választott. Csak akkor kell beszúrni az adatokat adja meg a címzett és a feladó - és elküldése kész. A motivációs levél, hogy a dokumentumok minden gond nélkül, akkor lehet, hogy a saját. Tekinthető jó formában, hogy köszönöm az együttműködést az első bekezdésben. Másodszor, megadhatja, hogy az „X Szervezet Y irányítja a cég a következő dokumentumok” (majd a listán), és „kérte, hogy írják alá, és elküldi a címet”, „bizalmasan kell kezelni”, „helyes, ha szükséges” ... Minden attól függ, az adott helyzetben . De az üzleti etikett magában világos és átlátható szabályokat a játék. A vállalkozó nem kell, hogy vajon mi köze a papír, ha ezek a végleges változat, vagy alternatívákat. Mindent meg kell fekete-fehérben.

grafikai tervezés

A kísérőlevél általában az első dokumentumok Ez elkapja a szemét az ügyfélnek. Nem szabad hosszú és hosszadalmas. Elég csak arra utalnak, hogy egy oldal, amely része egy sor dokumentumot, hogy a feladó kérve tőlük, és mennyi ideig, valamint a teljes címét a feladó. Célszerű gondoskodni arról, hogy a megfelelő címzettet nevezték, nem beszélve arról a tényről, hogy hiba az ilyen kényes kérdés, mivel az üzleti kapcsolat, lehet, hogy nagyon drága. Elfogadhatatlan, hogy küldjön egy kísérőlevelet egy ügyfél a dokumentumok szánt másik. Kívánatos, hogy tervezzük meg a fejléces, aláírt és lepecsételt, míg az utóbbi követelmény nem kötelező. Nem éri meg a fáradságot ügyfél az olvasás egy hosszú üzenetet apró betűs. Ezért egy motivációs levelet kell írni a legtömörebb, olvasható és pontos.