A tartomány az esetek. Az, hogy a formáció

Minden dokumentumot, miután azok végrehajtását kell csoportosítani az ügyben. Az „üzleti” szerint GOST 51141-98 kell érteni egy dokumentum vagy dokumentumok, amelyek egy adott irányba a szervezet és helyezzük egy mappát külön borítékban. A helyes kialakulását, tárolására és rögzítésére esetek minden szervezet köteles évente (figyelembe véve a változások a külső és belső környezet) komponens Nómenklatúra Bizottság, amely elengedhetetlen egy gyors keresés a dokumentumok.

Amikor képező ügyek minden egységet kell, hogy vezérelje a követelményeknek az egységes állami nyilvántartási rendszert. A főbb rendelkezések meghatározott GOST 51141-98, a legfontosabb dokumentumok az Archives Tanszék az orosz kormány irányelveket archiválni szervek jegyzékét, dokumentációs anyagok. Nagyon fontos, hogy megfeleljenek a tárolás szempontjából a dokumentumok és fájlok. Ha egy szervezet egy komplex szerkezete és számos funkció az egyes osztályok és az egész szervezet egységes elveket a dokumentumok kezelése, kialakulása és indexelés esetben. Ezért nómenklatúra Ügyek Osztálya munkatársai, minőségi szolgáltatást, minden más szerkezeti egység vagy a szervezet kell kialakítani, figyelembe véve a követelményeket a normatív dokumentumok.

Az első lépés az, hogy azonosítsa a problémákat és dokumentumok kategóriáit, amelynek tartalmaznia kell a nómenklatúra egység vagy szervezet esetekben. Meg kell eljárni annak szükségességét, hogy fedezze a teljes dokumentáció mennyisége hogyan lehet létrehozni és fogadására. Amikor megjelenik az új kérdésekre nem terjed ki a nómenklatúra, szükséges, hogy kiegészítsék. Forma ügyek nómenklatúra lehetővé kell tennie időben történő frissítése is. Ezért, amikor indexelése ügyek biztosítania kell annak lehetőségét, hogy új indexek, és zárja ki helyettesíti a korábban rendelt indexek már kialakult esetekben. Átadás befejezetlen üzleti átvitték a következő évre választékát kínálja a megőrzése az eredeti számot.

Cím egyes esetben egyértelműnek kell lennie, és teljes egészében nyilvánosságra a készítmény az ügyet, és a dokumentumok tartalmát, hogy kerülnek ebben a mappában. Egy mappa kell adni index és az eltarthatósága a helyzet. Konszolidáció esetekben végezzük alapján a névleges például megrendelések, jegyzőkönyvek, utasításokat, és így tovább. Olyan esetek is konfigurálható részletesen, például levelezés egy bizonyos riporter, levelezés az nyersanyagellátás, levelezés riporterek, kombinált területi alapon, és így tovább.

Csoportosítása során dokumentumokat kell figyelni, hogy a hatását a tárolási. Nem kombinálható egyetlen eset dokumentumok ideiglenes és állandó tárolására vagy különböző tárolási időszakok. Nem szabad, hogy tartalmazza a tervezet foglalkozik, irreleváns dokumentumokat vagy másolatokat lehetőségek szorzata. A formáció az ügyek ellenőrizni kell jelenlétében összes dokumentum aláírás és a megfelelő távolság.

Az indexelés ügyek és a fontossági sorrendet kell fontossági sorrendben. Az első felvázolja a legfontosabb iratok (megrendelések, rendeletek és egyéb adminisztratív dokumentumok). A nómenklatúra ügyek tartalmaznia kell indexeket és fejezetei ügyek, a feltételek és a tárolás körülményeit, annak érdekében kiürítését. A tartomány az esetek által jóváhagyott a megállapított sorrendben a szervezet, és egyetértett a tisztviselő az állam Archívum a régióban. Az év végén a nómenklatúra kiadott végleges jegyzéket, amely az esetek száma, amelyek nyitottak az év során az egyes kategóriákban. Bejelentési esetekben az állandó archiválás vagy ártalmatlanítása az átmeneti tárolás esetekben (érett) szerint végezzük a megállapított az oktatás az irodai munka a szervezet jobb.