Szabályzat üzleti levelezés e-mailben. Business Letter: minta. Hogyan küldjön egy e-mailt

Az elmúlt tíz évben az üzleti levelezés e-mail óriási népszerűségre tett szert, és egyike lett a fő módszer az üzleti kommunikáció. Ma már nehéz találni egy személyt, aki a gyakorlatban interperszonális kommunikáció nem használ e-mailt. Ennek ellenére sok ember ma kíváncsi, hogyan kell küldeni egy e-mail , hogy minden szabályt követte? Ahogy segítségével illetékes betűk alkotják a címzett jó benyomást a feladó?

Ez a cikk ismerteti a szabályokat az üzleti levelezés e-mailben, és gyakorlati tanácsokat ebben a cikkben, hogy segítsen tanulni a megfelelő üzleti kommunikáció előkészítése az e-maileket.

Sokan kezdik munkanapon csak, hogy ellenőrizze a postafiókot az új üzeneteket. De, sajnos, gyakori előfordulása ellenére ez a módszer az információcsere, sokan nem tudják, hogyan kell helyesen használni a nyelvet üzleti levelezés, figyelembe e-mailek egy kötetlen módon kommunikálni.

Mivel a sebesség a szállítás e-mailek azt megkönnyíti az fontos hivatalos dokumentumok, űrlapok, alkalmazások, de itt az emberek hibáznak, amikor e-mail küldése. Nagyon gyakran előfordul, hogy a készítmény egy e-mail csere fájlokat címzett bármilyen okból nem képezik a kísérő esszék és nem illik a téma, ami megnehezítheti a munkát a címzettnek. A célja ennek a cikknek a választ: hogyan kell küldeni egy e-mailt, és tartsa be az összes üzletszabályzatát írásbeli kommunikáció révén az e-mail?

Összeállítása az e-maileket kell kitölteni minden mezőt

Szabályzat üzleti levelezés e-mailben szükség a küldő, hogy töltse ki az összes mezőt e-mailben megadott, így a cím és a címzett nevét és a feladó. Meg kell feltétlenül leírni, mint téma, hogy röviden ismerteti a lényege a küldött levél. Nagyon gyakran jól leírható a téma sorsa küldött leveleket és a sebesség, hogy megoldja a problémát ott meghatározottak szerint. Üzleti e-maileket kell kezdeni egy üdvözlő - ez az egyszerű kifejezése tiszteletben tartása a címzett számára nagyon fontos minden levelezés. Miután a köszönés kell majd a szöveget, amely az úgynevezett „a test a levél”, és a végén maradt egy aláírást, például: „Üdvözlet, Brice Peter Ivanovich.”

Köszöntő üzleti levelezés

Ebben a pillanatban is tovább kell élesíteni a fókuszt, mint egy gesztus a tisztelet nagyon fontos minden szempontból az üzleti kommunikáció. Optimális üdvözlő mondat: „Jó reggelt” vagy „szia”. Üzleti levelezés, e-mail küldő korlátozásokat a kifejezés használata „Jó napot” vagy „Jó reggelt”, mint a címzett tudja olvasni a levél hosszú annak kézhezvétele után. Ugyancsak nem helyes a üdvözlésképpen köznyelvi kifejezések használt alkalmi beszélgetést.

Miután az üdvözlő szavakat és kifejezéseket kell tenni a címzett név és apai, mintha a feladó nevének ismeretlen, ezen a ponton át lehet ugrani. Köszöntője után beszédet tud lépni a bemutatkozó levél célt.

Mellékletek az üzleti levelezés e-mailben

Ha a fő célja az írás nem csak írta a történetet, és bemutatása a tárgy, hanem az adminisztráció a fájlt, akkor a legjobb, ha ragaszkodni küldeni tárgyakat az első helyen. Gyakran előfordul, hogy sok a szállítók miatt gondatlanság, felvázolja a lényege annak a kérdésnek a levél szövegét, felejtsd el, hogy csatolja a szükséges beruházásokat. Ez gondatlanság káros hatással lehet az üzleti jó hírnevét az üzleti a feladó.

E-mail legyen felismerhető és tömör

üzleti levelezés e-mail szabályok előírják a küldőt, hogy egy felismerhető e-mail név, amelyet fel kell tüntetni a megfelelő információkat a feladó nevét. Nagyon tömör és nem néz buta, hivatalos levelek és fellebbezések, amikor az elektronikus megadott címre informális kifejezések vagy szavak, például az e-mail «limon_petya». Úgy néz ki, nagyon méltatlan egy felnőtt. Az üzleti levelezés jobb hozzon létre egy külön e-mail címet, és figyeljük az etikett az üzleti levelezés e-mailben.

A gyors funkció Válasz (Response) a válasz korábban kapott levelek

Válasz funkció vagy Response (rövidítve: úgy néz ki, mint :) Re segíti a felhasználót a gyors módja annak, hogy válaszoljon a korábban küldött a feladó az üzenet. Ez a funkció is egy univerzális alkalmazás olvasni az előző beszélgetést azzal a személlyel, egy adott témában. De a szabályok üzleti levelezés e-mailben megkövetelik a küldőt, hogy nevezze át a téma az üzleti írás, ha abban az időben a levelezés vita megváltoznak.

Elküldése előtt egy üzleti levelet kell lektorálás a helyesírási és központozási

E-mail megkönnyíti az információcserét, de az üzleti levelezés nem szabad elhanyagolni a szabályok az orosz nyelv, mint elismerte figyelmetlen hiba befolyásolhatja a hitelességét a feladónak. Mielőtt elküldi e-mailben meg kell jelennie a szövegben többször és alaposan ellenőrizze ofograficheskih központozási hibákat. Sok e-mail kliens van helyesírás-ellenőrző funkció, így meg kell figyelni, hogy a szavak pirossal aláhúzva. Ha kétségei vannak a helyes írásmódját, kérjen segítséget az interneten, vagy ellenőrizze a helyesírást a helyesírási szótárban.

címzett mező kell kitölteni az utolsó kör

Ahhoz, hogy ne küldjön befejezetlen vagy vágatlan leveleket a rendeltetési címet egy üzleti levelet kell kitölteni jókor küldés előtt. Ez a szabály is szerepel az alapjait az üzleti levelezés e-mailben. Előfordul, hogy amikor mezők kitöltésével célállomás e-mail-hez egy lista a korábban használt a címzett, akkor is meg kell élesíteni a hangsúly, hogy ne véletlenül küldeni egy üzleti levél által kidolgozott címzettnek.

Strukturálását üzleti levél

Szöveg strukturálása szabályok nemcsak a papíron, hanem a szabályok az üzleti levelezés e-mailben. Ez nem mindig kényelmes a címzett olvasni nagy mennyiségű szöveges üzenetek a képernyőn. Egyszerűsítése ezen a ponton meg kell törni a szöveget, hogy logikusan kialakított kis bekezdések, és ne írása üzleti levelek bonyolult szöveget javaslatokat. Az optimális hossza egy mondat, egy üzleti levél nem lehet több, mint tizenöt szó.

A lényege egy üzleti levél kell biztosítani az érdemi

Amellett, hogy ez a téma egy üzleti levél, a címzett kell kamatot és egyértelműen az első és a második mondat a test szöveget. feladó feladata, hogy bemutassa az elején írásban a problémáját, amelyen foglalkozik a címzettnek. Az első mondat, ez kell kijelölni, amelynek célja, küldött egy üzleti levél. Minta: „Tájékoztatjuk, hogy a feltételek a felelősség a szerződés alapján №45 a 2017/02/01” On üzembe ömlesztett anyagok „véget ér. Ahhoz, hogy meghosszabbítja a szerződést, akkor be kell nyújtania egy második csomag dokumentumok. " Hála a kijelölt cél címzett képes megragadni a fő gondolata üzleti levél. Ha a betűk túl nagy szöveg, akkor jobb, ha igénybe a létesítmény a kapcsolódó függvényében beruházás formájában egy szöveges dokumentum, hanem egy szövegdobozba kell bízni a kísérő esszét, amely megvilágítja az üzleti levél. Minta: „küldöm, hogy vezessenek be egy elektronikus levél másolatát a” Mac-művelet ". Kérjük, tájékoztassa a döntést kiterjesztése a szerződés №45 a 2017/02/01 „On üzembe ömlesztett anyagok” egy levelet, hogy a határidőt. "

Minden üzleti e-mailek választ kell adni

Vannak negatív példák üzleti levelezés, a címzett nem veszi figyelembe az üzleti levél, bármilyen okból. Néha előfordulhat, hogy valóban az esetekben, amikor a válasz nem adható, mivel bizonyos helyzetekben, például az távú megoldást kínál a problémára eltarthat néhány napig, vagy címzett gondolkodási és nem tud azonnal válaszolni a kérdésre. Ebben az esetben egy rövid megjegyzést az ügyben, például a „Hello, Peter Ivanovich kell adni. Megkaptam a levelet, de ma nehéz válaszolni, mert van, hogy konzultáljon feletteseinek. Jelenteni fogom a problémát, hogy az általános igazgatója a cég és ad hivatalos választ a hét végére. Tisztelettel, Sales Manager Belov Ivan Gennadevich. "

Érdemes megjegyezni, hogy ha nincs válasz kap három munkanapon belül, az a tény, hogy a csend a címzett üzleti levél alapján becsülhető az elhanyagolás vagy elutasításáról kommunikálni a feladónak.

Összeállításakor a válasz levelet kell megválaszolni a feltett kérdéseket

Ha a levél címzettje a kedvezményezett rendelkezésére jelleget kidolgozásakor a levél adjon választ azokra a kérdésekre, hogy a fontossági sorrend, amely jelen van a kapott szöveget az üzleti levél. Ha kérdése arra kérték, a feladó azt várja, hogy megkapja konkrét válaszokat. Összeállításakor a levélben választ akkor nem kell számozni, akkor csak meg kell, hogy kifejezze gondolatait érdekében. Megválaszolni ezeket a kérdéseket, akkor először újra kell olvasni többször kapott egy üzleti levél, és ha túl sok kérdést, akkor a legjobb, hogy írjon nekik külön, hogy elkerülje a hiányzó. Ha nem tud választ adni néhány kérdésre, meg kell mutatni arra, hogy abban a pillanatban, bármilyen okból, a válasz nem adható.

Ne rongálja a rövidítések, érzelmi tervezés és hasznosításának

Vannak negatív példák üzleti levelezés, ahol hígítjuk küldők segítségével informális jelek formájában mosolyog. Használatuk népszerű társadalmi hálózat, de az üzleti levelezés szabályai nem megengedett az ilyen az érzelem, mert a címzett nem tudják, hogy a valódi értéket, és fogadja őket érthetetlen neki egy sor központozási hibákat.

Azt is érdemes lemondani írásban a szöveget nagybetűvel. Az interneten egy sor szó nagybetűvel írott neve „kiabálva kifejezések” és hasonló mondatokat gyakran egy negatív színben. A címzett olvasása közben az elektronikus üzleti levél lehet tekinteni egy negatív betűtípust lesz káros a felfogása értelmét. Abban az esetben, ha egy üzleti levél szükséges hangsúlyozni, milyen fontos a pont, hogy jobban használják bevezető mondatok, például: „Kérjük, vegye figyelembe, hogy meg kell, hogy egy csomag dokumentumok az a szerződés meghosszabbítása legkésőbb 2017/10/02 évben” vagy „Kérjük, vegye figyelembe, hogy a dokumentumok az a szerződés meghosszabbítása előtt be kell nyújtani 2017/10/02 évben. "

Nem szükséges, hogy érzékeny információk e-mailben

Továbbítja személyes vagy bizalmas információk jobb elhagyni e-mail fiókok, mivel fennáll annak a veszélye lehallgatás hackerek használandó adatokat saját céljaikra. Ez az információ tartalmazhat: telefonszámok, jelszavak hitelkártya, személyi bankszámlák, stb Fontos megjegyezni, hogy az információt a szerveren tárolt mail szert és abban az esetben a hacker is ellopták ...

A levél szükségszerűen az a feladó aláírását

Mint korábban említettük, minden elküldött e-mail kell tartalmaznia konkretizálódik aláírását. Gyakran postafiókokkal fejlesztők bevezette az aláírás blokkot, amelyben megadhatja az adatokat a helyzetben, nevét és telefonszámát. Ezt követően a készülék automatikusan megjelenik a végén minden e-mailt, amely megkönnyíti a gépelést. Fontos, hogy hozzon létre egy aláírást, amelyet a címzett képes volt válaszolni a levelet a helyes címet a feladónak. Egy példa az aláírás a következőképpen nézhet ki: „Tisztelettel, Értékesítési vezető Petrov Nikolay Aleksandrovich, 79810000000.”

Következtetések levonása, meg kell jegyezni, hogy ahhoz, hogy megértsük, hogyan, hogy végezzen üzleti levelezés e-mailben, akkor nem szükséges, hogy dolgozzon ki további és komplex elemekkel. Meg kell csak kibír az alapvető szabályokat az etikett és a szabályok betartását az orosz nyelvet.